A tutti noi piace un lamento dopo una lunga e faticosa giornata di lavoro - ma in fondo sappiamo che se fossero organizzati solo un po 'meglio, le cose non sarebbero poi così male. Saremmo più preparati per i compiti che ci vengono lanciati, più capaci di affrontare complicazioni inaspettate e meno probabilità di farsi prendere dal panico quando si profila una scadenza.
Anche il guru del business svedese David Stiernholm lo sa, ed è per questo che è uno struktör - qualcuno che aiuta le persone a gestire il disordine quotidiano, permettendo loro di sviluppare abitudini positive e una messa a fuoco migliore.
"La bellezza di essere strutturati è che anche il più semplice e il più piccolo dei cambiamenti spesso ha grandi effetti sulla produttività - per non parlare degli effetti emotivi e mentali positivi", afferma Stiernholm.
Egli utilizza questi principi nel mondo degli affari, ma possono applicare qualsiasi cosa, dalla creazione di un programma di formazione alla pianificazione di un evento o alla stesura di un libro. Segui il suo piano in otto punti per sostituire il caos con la struttura.
1. Prepara il tuo piano
Migliorare le tue abitudini dovrebbe essere considerato un progetto come un altro. Quindi il tuo primo compito è decidere su otto intervalli di tempo di mezz'ora quando lavorerai al tuo progetto di struttura - come le riunioni, solo con te stesso. Il primo slot è quello in cui pianifichi i prossimi sette, quindi congratulazioni, sei già sulla buona strada!
In questo primo incontro, trova un modo per premiarti mentre avanzi nel programma. Se c'è qualche gadget o cosa che vuoi, fai un voucher, dividilo in otto token e datti un token ogni volta che completi una sezione. Oppure avere uno schermo visibile dove si contrassegnano i punti. Uno dei miei clienti ha ottenuto una scatola di partite extra-large e ha scritto un sotto-obiettivo su ognuno di essi. Per ogni obiettivo che ha raggiunto, ha acceso la partita e ha goduto il senso di realizzazione mentre la partita bruciava.
2. Scegli il tuo strumento
Dove registrate i compiti che dovete fare? Forse alcuni di loro sono e-mail contrassegnate come non lette o segnalate, con più su Post-It o in un notebook, mentre ancora di più si trovano in una sorta di app lista delle cose da fare. Questo è un errore comune. Più posti hai per le tue note, più difficile sarà identificare ciò di cui hai bisogno di concentrarti in questo momento.
Prendi un pezzo di carta e scrivi tutte le cose che devi fare come ti vengono in mente. Inizia con quello che devi fare oggi, questa settimana e così via, e continua così avanti nel tempo che ritieni utile.
Decidi dove manterrai tutti i tuoi impegni da ora in poi. Non importa se si tratta di uno strumento digitale come Outlook, o un notebook o anche note adesive su una lavagna. Una volta che tutti i tuoi compiti si trovano in un posto, saprai immediatamente cosa deve essere fatto e quando - e che non ti manca nulla di cruciale o urgente.
3. Chiarisci i tuoi compiti
Una volta ho lavorato con un imprenditore di moda che in origine era stato ostetrico. Un giorno una futura madre che ha avuto un'insolita eruzione cutanea sul suo stomaco l'ha visitata. Il mio cliente ha pensato: "Dovremmo davvero esaminarlo" e ha scritto "Importante! Pancia! "Su una nota appiccicosa, incollandola sulla parte anteriore della cartella clinica del paziente. Dopo alcuni giorni ha trovato il record di quel paziente in una pila. Aveva visto un numero di altre pance e ora non riusciva a ricordare cosa intendesse. Il diavolo è nei dettagli durante la formulazione di compiti da fare.
Passa attraverso la tua lista e formula i dettagli di ogni attività in modo concreto e completo. Se prima devi fare una cosa e poi un'altra prima di poter controllare un compito da fare fuori dalla lista, dividilo in due compiti separati. Assicurati che ogni attività contenga un verbo, e fai attenzione ai verbi come "aggiustare", "assicurati" e altre descrizioni ambigue di ciò che intendi fare: potresti finire per oscurare un intero progetto dietro un vago fraseggio.
4. Crea le tue categorie
Il valore di avere una sola lista di cose da fare è chiaro. Il rovescio della medaglia è che guardare un lungo elenco di compiti può sembrare schiacciante. È qui che entra in gioco una buona struttura: categorizzando, eviterai di essere distratto vedendo compiti che non ti interessano affrontare in questo momento, e sarà più facile concentrarsi sul compito da svolgere.
Dove devi essere fisicamente per svolgere il compito? Quanto tempo ci vorrà per completare il compito? Quando deve essere completata l'attività? Ad esempio, se il 20% delle tue attività può essere svolto durante il tuo viaggio, osserverai solo un quinto dell'intero elenco quando lo controlli sul treno.
Gli strumenti di elenco degli impegni digitali consentono di classificare le attività selezionando una casella o utilizzando etichette o tag. Se la tua lista di cose da fare è in un formato fisico, puoi usare simboli scritti, dividere il tuo blocco note in sezioni usando tabulazioni o divisori, o semplicemente usare penne evidenziatore. Inizia scegliendo un solo modo per classificare i compiti da svolgere e aggiungi gradualmente più categorie, altrimenti percepirai questo metodo come difficile e complicato e tornerai a ricordare le cose invece di scriverle (perché è solo più veloce in quel modo “).
5. Prendi il tempo di ricapitolare
Le cose inaspettate accadono continuamente e quando lo fanno, orari e piani vengono interrotti. Intendiamo apportare un cambiamento e creare un piano ambizioso per farlo, ma qualcosa di imprevisto ci getta fuori rotta. I compiti precedentemente considerati prioritari potrebbero improvvisamente non essere più importanti di un compito più nuovo e più urgente.
Il pericolo è che ti senti scoraggiato invece che motivato e concludi che la tua situazione lavorativa è semplicemente impossibile da cambiare.Quindi dovresti fare del tuo meglio per aspettarti l'inaspettato. Invece di una nuova attività di strutturazione, considera questo slot come "di riserva" e usalo come opportunità per tornare in pista se sei rimasto indietro con uno dei compiti precedenti.
6. Hunt Out The Millstones
Il controllo regolare delle attività fuori dalla tua lista ti consente di sperimentare la fretta di fare un altro passo e realizzare qualcosa. Ma la maggior parte delle persone ha alcune attività che rimangono nell'elenco per giorni, settimane o addirittura mesi. Si siedono lì, fermentando e infrangendo la frustrazione, e li definisco "macine". Ogni volta che li vedi incompleti, ti senti scoraggiato e l'elenco perde un po 'di valore. Inoltre più a lungo li metti, più difficile è iniziare.
Trova le tue macine e per ognuna di esse, formula il prossimo passo possibile come attività to-do. Rendilo piccolo, così piccolo che ti senti quasi in imbarazzo a scriverlo nella tua lista di cose da fare, e poi sarà facile farlo e sarai sulla buona strada, sentendoti motivato - che è molto meglio di bloccato e passivo. Potresti anche ottenere una tale spinta che ti sembra di affrontare uno o più ogni giorno.
7. Tempo per essere ottimizzato
Ci sono molti posti in cui puoi conservare i documenti. Se sono fisici, potrebbero essere in file di riviste, cartelle di file sospese, una casella di posta in arrivo sulla scrivania o solo pile; se sono digitali, potrebbero essere sul desktop, su un server di file condiviso, su una penna USB o in un cloud … o versioni multiple di uno di questi.
Potresti sapere come aggirarli, ma se sei mai via o stai male, nessun altro lo farà. L'altro pericolo è la distrazione: più file o pile hai, più è probabile che tu ne veda uno mentre stai lavorando su un altro e pensi a qualcos'altro che devi fare.
Scegli uno (o preferibilmente più) di questi spazi di archiviazione. Quindi scegli tre di quello che stai memorizzando in quel luogo. Quindi archivialo da qualche altra parte o, ancora meglio, gettalo via. Sei istantaneamente più snella.
Uno studio riportato nel Harvard Business Review ha dimostrato che in una giornata lavorativa di otto ore, circa 70 minuti sono persi per le distrazioni. Se riesci a ridurre la perdita di tempo di un decimo, stai recuperando l'equivalente di 3 giorni e mezzo di lavoro all'anno.
8. Guarda indietro per guardare avanti
Così facendo avrai realizzato molte cose sul tuo modo di lavorare e ti fornirà uno strumento di struttura molto importante: la previsione. Se riesci a creare una routine continua che funzioni per te, sarai in grado di anticipare i prossimi eventi.
Decidi quanto spesso hai bisogno di mettere in pausa e rivedere il tuo elenco e le categorie, quando farlo in modo che funzioni meglio per te (venerdì in modo da poter "chiudere" la settimana e rilassarti durante il fine settimana, o il lunedì per iniziare la settimana in modo proattivo?), e programmare queste slot in. Crea una lista di controllo di ciò che farai durante di esse. Scoprirai che questo ti dà più libertà, il che significa che non sarai colto da scadenze imminenti e che sarà meno probabile che finisca le cose all'ultimo minuto.
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Strategie killer per padroneggiare la tua lista delle cose da fare
Il mondo del lavoro sta cambiando, secondo Alexandra Cavoulacos e Kathryn Minshew, fondatori del centro di carriere online The Muse e autori di Le nuove regole di lavoro. Segui i loro consigli per accelerare i tuoi progressi in carriera e trovare più tempo per fare le cose che ami.
Vincere la guerra contro il tempo non significa provare centinaia di strumenti online che sostengono di aiutare i professionisti a essere più produttivi. Sì, questi strumenti possono essere d'aiuto, ma fondamentalmente si tratta di ripensare a come si usa il tempo. E questo inizia ogni giorno con come organizzi i tuoi compiti.
Rete di occupazione LinkedIn ha compilato un sondaggio che ha rivelato quanto le nostre liste di attività professionali necessitino di un rinnovamento. Si scopre che siamo bravi a elencare le cose che dobbiamo fare, ma non così bravo nel realizzarle. Infatti, quasi il 90% dei professionisti ammette di non essere in grado di svolgere tutte le attività nella propria lista di cose da fare entro la fine di una giornata lavorativa media. Quindi se sei stufo di affrontare le stesse storiose liste di cose da fare ogni giorno - e in breve tempo - ecco quattro strategie chiave per cambiare tutto questo.
1. Conserva una singola lista di cose da fare per il lavoro
Siamo onesti: se volevi avere una visione completa di tutti i compiti che dovevi svolgere per il lavoro in questo momento, è probabile che non sia possibile trovare tutto in un'unica lista. Invece, probabilmente ci sono alcuni post-it qui, una bozza salvata nella tua e-mail, note annotate su stickies sul tuo computer, e forse una o due app di controllo sul tuo telefono, giusto? Ma se l'obiettivo è quello di ottenere effettivamente tutto, avere un posto unico per le attività legate al lavoro è un must. Quindi scegli il tuo metodo di scelta e inizia a consolidare.
L'elenco può essere scritto a mano all'interno del tuo fidato pianificatore, di un documento che conservi sul desktop, di un'app sul telefono o di qualsiasi altra cosa: non si tratta del supporto, si tratta del processo di pensiero.
Assicurati che qualunque metodo tu usi, puoi aggiungere alla tua lista da qualsiasi luogo. Ciò significa che se usi un'app desktop, ti consigliamo di configurare un sistema per acquisire le cose da fare che emergono mentre sei lontano dal tuo computer, come i compiti che ricevi durante una riunione o la telefonata ti ricordi durante la tua permuta a casa che devi fare domani.
Preferiamo inviare per email questi promemoria a noi stessi, quindi eliminare l'e-mail una volta trasferiti nell'elenco principale.Ma semplicemente scrivendoli su note adesive e trascrivendoli al file funziona anche.
2. Segui la regola 1-3-5
Un modo in cui abbiamo trasformato non solo la nostra produttività ma anche quella dell'intero team di TheMuse.com è seguendo la regola 1-3-5, sviluppata da Alex. Ecco il succo: in un dato giorno, supponi di poter realizzare solo una cosa grande, tre cose medie e cinque piccole cose e restringere la tua lista di cose da fare a quei nove elementi.
Sembra spaventoso? Bene, lo è, all'inizio. Ma che ti piaccia o no, hai solo tante ore al giorno e avrai solo un numero finito di cose. Costringervi a stabilire delle priorità creando le liste 1-3-5 significa che le cose che realizzerete saranno le cose che scegliete di fare, piuttosto che quelle che vi capiteranno di fare.
Naturalmente, il numero di compiti può essere flessibile. Se trascorri gran parte della giornata in riunioni, ad esempio, potresti dover ridurre il numero di attività. Oppure, se la tua posizione è quella in cui ogni giorno porta molte cose inaspettate e compiti, potresti provare a lasciare vuote una media e due piccole attività in preparazione delle richieste dell'ultimo minuto da parte del tuo capo.
Questo non significa che devi limitare la tua lista to-do principale a solo nove cose. Piuttosto, dovresti tenere due tipi di elenchi: un ampio "lavello della cucina" elenco completo di tutto ciò che devi fare in un determinato punto (tutto in un unico luogo), e un altro che è più breve e ti dà i tuoi ordini di marcia per ciò che deve ottenere fatto oggi
Consigliamo che prima di lasciare il lavoro la sera, ti prendi qualche minuto per definire il tuo 1-3-5 per il giorno successivo, quindi sei pronto a scendere a terra correndo al mattino.
Pianificare in anticipo in questo modo significa anche essere in grado di avere conversazioni più informate con il tuo manager quando lui o lei lascia qualcosa di nuovo su di te che deve essere fatto subito, così come gli strumenti per ri-stabilire la priorità del tuo altro lavoro. Ad esempio, quando una presentazione a sorpresa ti cade in grembo, prova, Certo, posso riceverti questo entro le 15:00, ma i rapporti del Q1 non saranno pronti fino a domani, dato che avevo programmato di lavorare su quello oggi “.
3. Completa un compito significativo prima di pranzo
Questo può essere difficile, ma funziona. Prendi una delle tue grandi o medie attività e affrontala per prima cosa al mattino, anche prima di controllare la posta, se puoi. Fidati di noi, non c'è niente di meglio che passare un compito importante prima di pranzo.
L'esperto di motivazioni e autore Brian Tracy chiama questo "mangia la tua rana", un cenno alla famosa citazione di Mark Twain: "Mangia una rana viva al mattino e non succederà niente di peggio per il resto della giornata."
Kathryn spesso identifica le sue "rane" per il giorno successivo - i compiti più difficili o quelli che sa che le piacerà meno - la sera prima. Questo aiuta mentalmente a prepararla ad affrontarli al mattino, e le impedisce di rimandarli fino al giorno successivo, poi il giorno dopo.
4. Blocca il tuo calendario
Se ti accorgi che sopravvaluti sempre quanto puoi fare in un giorno, prova ad assegnare il tempo per ciascuna delle cose da fare sul tuo calendario, proprio come faresti quando pianifichi le riunioni. Dopo aver definito le attività nel tuo elenco delle cose da fare o 1-3-5, prova a programmarle, bloccando l'intervallo di tempo appropriato per ciascuna di esse.
L'importante è essere realistici su quanto tempo ciascuno di loro avrà effettivamente. La scrittura di quell'importante email a un cliente potrebbe richiedere 15 minuti, ad esempio, mentre la preparazione della strategia Q1 per la tua squadra potrebbe richiedere alcune ore.
È facile ma pericoloso cadere nella trappola di lasciare che i prodotti di lavoro critici vengano relegati ai momenti rimasti tra una riunione e l'altra. Come ha detto una volta l'economista John Kenneth Galbraith, "le riunioni sono indispensabili quando non vuoi fare nulla".
A meno che la descrizione del tuo lavoro non sia solo per tenere riunioni (e indoviniamo che non lo sia), il time block è un ottimo modo per assicurarti di dedicare del tempo al lavoro reale: le cose che portano avanti l'azienda e che i clienti pagano alla società per produrre.
Quando lo provi, assicurati anche di bloccare il tempo nel tuo calendario per aggiornarti su email, brainstorming o altre attività importanti, ma non orientabili. Se le tue responsabilità lo consentono, prova a bloccare un'ora al mattino e un'ora nel pomeriggio per elaborare la tua casella di posta - e poi disciplina te stesso per non passare il tempo tra la gestione delle email, quando avevi programmato di lavorare su qualcos'altro.
